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MIGRATION · CUSTOMER COMMUNICATION MANAGEMENT
Assentis DocFamily Support-Ende: So gelingt die Migration zu CIB coSys
Support-Ende
CIB coSys
Wellen statt Big Bang
ONLU begleitet
Von Assentis zu Smart Communications
Für Unternehmen mit DocFamily-Installationen bedeutet die inzwischen kommunizierte Support-Einstellung, dass der langfristig sichere Betrieb neu bewertet werden muss. Dabei entstehen insbesondere folgende Risiken:
- Fehlende reguläre Sicherheits- und Fehlerkorrekturen
- Steigende Betriebskosten für eine Legacy-Plattform
- Abhängigkeit von wenigen internen oder externen Spezialisten
- Schwierigkeiten bei Betriebssystem-, Datenbank- und Infrastruktur-Upgrades
- Höhere Risiken bei regulatorischen oder fachlichen Änderungen
- Eingeschränkte Möglichkeiten für moderne digitale Ausgabekanäle
- Wachsende technische Schulden in Vorlagen und Schnittstellen
Warum CIB coSys als Zielplattform?
CIB webTom
Zentrale Verwaltung statischer und dynamischer Vorlagen: versioniert, über Rollen und Berechtigungen geschützt und über definierte Freigabeprozesse verwaltet.
CIB workbench
Erstellung und Bearbeitung von Vorlagen und wiederverwendbaren Textbausteinen – fachliche Inhalte werden strukturiert und zentral organisiert.
CIB webDesk
Browserbasierte Erstellung individueller Korrespondenz durch Sachbearbeitende: ergänzen, prüfen, freigeben, speichern und über verschiedene Kanäle ausgeben.
CIB darkDesk & documentServer
Automatisierte Dokumentenerstellung und Dunkelverarbeitung: dynamische Dokumente serverseitig und in hoher Stückzahl erzeugen und verarbeiten.
CIB flow (optional)
Dokumentenprozesse als BPMN-Abläufe orchestrieren: Freigaben, Serienkorrespondenz, Versandprozesse und fachliche Prüfungen – auch integrierbar in eine bestehende Prozessplattform.
DocFamily sollte nicht einfach eins zu eins kopiert werden
Eine erfolgreiche Migration beginnt deshalb mit einer Bereinigung und fachlichen Konsolidierung. Das Ziel sollte nicht lauten:
Das ONLU-Migrationsmodell
Phase 1 Bestandsaufnahme und Migrationsassessment
Vollständige Analyse der bestehenden DocFamily-Landschaft: aktive und inaktive Vorlagen, Textbausteine, dynamische Regeln, Datenvariablen, interaktive und automatisierte Dokumente, Ausgabeformate, Schnittstellen zu Fachsystemen, Archivierung, Sprachvarianten sowie Freigabe- und Publikationsprozesse. Ergebnis ist ein strukturiertes Vorlagen- und Schnittstelleninventar. Jede Vorlage wird einer Kategorie zugeordnet: weiterverwenden, konsolidieren, neu gestalten, durch Standardvorlagen ersetzen oder stilllegen. So gelangen veraltete Inhalte gar nicht erst in die neue Plattform.
Phase 2 Definition der Zielarchitektur
Festlegen, wie CIB coSys in die Systemlandschaft integriert wird: Fachanwendungen als Datenquellen, eine klar definierte Integrations- oder API-Schicht, CIB documentServer für serverseitige Erstellung, CIB webDesk für interaktive Korrespondenz, CIB flow oder eine bestehende BPMN-Plattform für die Prozesssteuerung, DMS/Archiv, IAM sowie Monitoring und Auditierung. Besondere Aufmerksamkeit gilt dem Datenmodell: Statt jede Vorlage direkt an ein Fachsystem zu koppeln, empfiehlt sich ein stabiles, dokumentenorientiertes Datenmodell – so können Quellsysteme später ersetzt werden, ohne sämtliche Vorlagen anzupassen.
Phase 3 Mapping von DocFamily zu CIB coSys
DocFamily und CIB coSys verwenden unterschiedliche technische Konzepte – eine automatische Eins-zu-eins-Konvertierung ist in vielen Fällen nicht sinnvoll. Für jedes relevante Element wird ein fachliches und technisches Mapping erstellt (siehe Tabelle unten), das als Grundlage für Umsetzung und Aufwandsplanung dient.
Phase 4 Aufbau einer Template Factory
Bei grösseren Vorlagenbeständen werden zuerst gemeinsame Grundlagen definiert: Corporate-Design-Vorgaben, Seitenlayouts, Kopf- und Fusszeilen, Adressfelder, Tabellen, Schriftarten, Textbausteine, Sprachvarianten, rechtliche Pflichttexte, Barrierefreiheitsanforderungen sowie Namens- und Versionierungskonventionen. Erst danach erfolgt die Migration der einzelnen Dokumente – das reduziert Doppelspurigkeiten und individuelle Sonderlösungen.
Phase 5 Technische Migration der Vorlagen
Kombination aus automatisierter Analyse, Übernahme wiederverwendbarer Inhalte, regelbasierter Konvertierung, manueller Nachbearbeitung, fachlicher Konsolidierung und gezielter Neuentwicklung einzelner Spezialvorlagen. Besonders komplexe Vorlagen werden frühzeitig als Referenzvorlagen umgesetzt, um Architektur, Datenversorgung und Rendering zu prüfen, bevor die Migration skaliert wird.
Phase 6 Schnittstellen und Datenversorgung
Neben den Dokumenten müssen sämtliche Aufruf- und Datenflüsse berücksichtigt werden: synchroner Dokumentenaufruf, asynchrone Massenverarbeitung, REST- und SOAP-Schnittstellen, datei- und message-basierte Übergaben, XML-/JSON-Strukturen, Fehler- und Wiederholungsmechanismen, Statusrückmeldungen, Authentifizierung und Skalierung. Die neue Integration sollte lose gekoppelt und API-orientiert sein – damit bleibt die Dokumentenplattform unabhängig von einzelnen Fachanwendungen.
Phase 7 Automatisierte Qualitätssicherung
Dokumentenmigrationen lassen sich nicht allein durch Sichtkontrollen absichern. ONLU empfiehlt eine mehrstufige Teststrategie: visueller Vergleich gegen freigegebene Referenzdokumente (Positionen, Seitenumbrüche, Tabellen, Schriften), fachliche Datentests (optionale/verpflichtende Felder, Mehrsprachigkeit, Beträge und Datumsformate, variable Tabellen, Textvarianten, leere Daten), Regressionstests für spätere Änderungen an Bausteinen, Performance- und Massentests unter realistischer Last sowie – wo erforderlich – PDF/UA, PDF/A und Screenreader-Kompatibilität.
Phase 8 Schrittweiser Rollout statt riskanter Big Bang
Migration in fachlichen Wellen: erst einfache Standardkorrespondenz, dann Einzelbriefe aus der Sachbearbeitung, fachbereichsspezifische Dokumente, komplexe Verträge und Formulare, Massenkorrespondenz und zuletzt zeitkritische oder regulatorisch relevante Dokumente. Während der Übergangszeit laufen DocFamily und CIB coSys kontrolliert parallel – ein Routing entscheidet, welches System eine Dokumentart erzeugt. Für jede Welle gelten klare Abnahmekriterien, ein Rückfallverfahren und ein definierter Stilllegungszeitpunkt.
Mapping: DocFamily → CIB coSys
| Bisherige Funktion | Mögliches Ziel in CIB coSys |
|---|---|
| Zentrales Vorlagenrepository | CIB webTom |
| Vorlagen- und Textbausteinerstellung | CIB workbench |
| Interaktive Korrespondenz | CIB webDesk |
| Automatisierte Dokumentenerstellung | CIB darkDesk und CIB documentServer |
| Vorlagenfreigaben | Workflow und Rollenmodell in CIB coSys |
| Externe Prozesssteuerung | CIB flow oder bestehende BPMN-Plattform |
| Dokumentablage | Bestehendes DMS oder Archiv |
| Digitaler und physischer Versand | Bestehende Kanäle oder ergänzende CIB-Module |
Typische Migrationsrisiken – und wie man sie vermeidet
| Migrationsrisiko | Massnahme |
|---|---|
| Unvollständiges Inventar | Nicht dokumentierte Vorlagen oder Schnittstellen werden häufig erst kurz vor der Abschaltung entdeckt. Technische Nutzungsdaten, Repositories, Batch-Aufträge und Quellcode zusätzlich zur fachlichen Dokumentation analysieren. |
| Versteckte Fachlogik in Vorlagen | Bedingungen und Berechnungen sind teilweise direkt in Vorlagen implementiert. Fachlogik identifizieren und entscheiden, ob sie künftig in der Vorlage, im Fachsystem oder in einem BPMN-Prozess ausgeführt wird. |
| Fehlende Referenzdokumente | Ohne verbindliche Referenzergebnisse ist eine objektive Abnahme kaum möglich. Golden-Master-Dokumente und fachliche Testdaten frühzeitig definieren. |
| Zu viele Sonderlösungen | Individuelle Ausnahmen erhöhen Migrations- und Wartungskosten. Standards festlegen und Abweichungen nur nach bewusster Architekturentscheidung zulassen. |
| Zu später Wissenstransfer | Know-how bleibt bei einzelnen Projektmitgliedern oder Dienstleistern. Interne Teams bereits während der Migration in Vorlagenerstellung, Betrieb und Fehleranalyse einbinden. |
Wie ONLU Sie unterstützt
Migrationsassessment
Analyse von Vorlagen, Textbausteinen, Schnittstellen, Prozessen, Datenmodellen und Betriebsanforderungen – als belastbare Migrationsroadmap.
Zielarchitektur
Integration von CIB coSys in Ihre bestehende Anwendungs-, Daten-, IAM-, Archiv- und Output-Management-Landschaft.
Proof of Concept
Validierung von Datenversorgung, Rendering, Schnittstellen, Performance und Qualitätssicherung anhand repräsentativer DocFamily-Vorlagen.
Template Factory
Standards, wiederverwendbare Komponenten und automatisierte Abläufe für die effiziente Migration grosser Vorlagenbestände.
Implementierung & Integration
Technische Umsetzung von Vorlagen, APIs, Batch-Prozessen, Fachsystemintegrationen sowie Archiv- und Versandkanälen.
BPMN & Prozessautomatisierung
Orchestrierung der Dokumentenprozesse mit CIB flow, CIB seven oder einer bestehenden BPMN-Plattform.
Testing & Qualitätssicherung
Wiederholbare Testverfahren für Layout, Daten, Fachlogik, Performance, Barrierefreiheit und Regression.
Schulung & Wissenstransfer
Fachbereiche, Entwicklungsteams und Betrieb werden gezielt auf Plattform und künftige Verantwortlichkeiten vorbereitet.
Fazit
CIB coSys bietet dafür eine leistungsfähige Grundlage: zentrales und versioniertes Vorlagenmanagement, interaktive und automatisierte Dokumentenerstellung sowie flexible Integrationsmöglichkeiten für bestehende Systemlandschaften. Mit einem strukturierten Assessment, einer klaren Zielarchitektur, einer standardisierten Template Factory und automatisierter Qualitätssicherung kann die Migration schrittweise und kontrolliert umgesetzt werden.
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Quellen und Hinweise
- Smart Communications kündigte im Januar 2021 die Übernahme von Assentis an und erklärte damals, die bestehenden Assentis-Produkte weiter unterstützen zu wollen.
- Öffentlich verfügbare Branchenhinweise berichten über ein Support-Ende der Assentis-DocFamily-Produktfamilie Anfang 2026. Individuelle Vertrags- und Extended-Support-Regelungen müssen separat geprüft werden.
- CIB beschreibt CIB coSys als Korrespondenzmanagementsystem mit CIB webTom, CIB webDesk, CIB darkDesk und CIB workbench.
- CIB webTom unterstützt die zentrale Verwaltung dynamischer und statischer Vorlagen, Rollen und Berechtigungen sowie vorlagenspezifische Workflows und Tests.
- CIB documentServer ist für die performante serverseitige Erstellung und Verarbeitung dynamischer Dokumente vorgesehen.
- CIB bietet eigene Beratung und Unterstützung für CCM- und Vorlagenmigrationen an.
- CIB beschreibt die Kombination von CIB coSys und CIB flow für automatisierte Dokumenten- und Kundenkommunikationsprozesse.
Stand: 16. Juli 2026
