Strukturierte Prozessoptimierung in Banken und Versicherungen mit/ohne BPM

In mehreren Digitalisierungsprojekten insbesondere im Beratungsumfeld  sind wir zunächst mit klassischen BPMN-Engines wie Camunda, Flowable, appway, Axon Ivy, … gestartet, basierend auf der Annahme, dass der zugrunde liegende Geschäftsprozess einem klar definierten, gerichteten Ablauf folgt. Ziel ist es oft, durch den Einsatz einer BPM-Engine Struktur, Transparenz und Automatisierung zu erreichen.

In der Praxis zeigte sich jedoch wiederholt, dass viele Prozesse insbesondere in der persönlichen Beratung nicht strikt sequenziell ablaufen. Stattdessen benötigen Anwender eine hohe Flexibilität in der Navigation, z. B. um zwischen einzelnen Modulen oder Themenbereichen (Vermögensberatung, Vorsorge, Finanzierung, ….) zu springen, bestimmte Abschnitte mehrfach zu bearbeiten oder situativ auf Kundenbedürfnisse einzugehen.

Ansätze wie Case Management werden zwar diskutiert oder teilweise selbst implementiert, konnten jedoch die gewünschte Offenheit und Benutzerfreundlichkeit oft nicht zufriedenstellend abbilden. In der Folge entschieden wir uns in mehreren Projekten bewusst gegen eine BPMN-basierte Umsetzung und stattdessen für leichtgewichtige Lösungen wie Single Page Applications mit einfacher Zustandslogik. Die wenigen notwendigen Regeln und Prozessabhängigkeiten wurden jeweils mit minimalen, selbst entwickelten State Machines umgesetzt.

Unsere Erkenntnis: Nicht jeder Geschäftsprozess profitiert von einer BPM-Engine. Besonders bei nicht-linearen, benutzergetriebenen Abläufen können individuelle, einfache Architekturen mit klarer API-Struktur und modularem Aufbau die bessere Wahl sein – sowohl was Nutzererlebnis als auch Entwicklungsaufwand betrifft.

Fazit: Von BPMN zu Modularität: Architekturen für dynamische Interaktionen

Unsere Erfahrungen zeigen deutlich: Wenn Prozesse dynamisch, nutzergetrieben und kontextabhängig sind, stossen klassische BPMN-Ansätze schnell an ihre Grenzen. Statt in komplexe Modellierungs- und Orchestrierungslogik zu investieren, kann es sinnvoller sein, auf einfache, modulare Architekturen zu setzen, die maximale Flexibilität bieten. Durch den gezielten Einsatz von APIs, wiederverwendbaren Komponenten und minimalen State Machines entstehen Lösungen, die nicht nur technisch wartbar, sondern auch für Anwender intuitiv und anpassbar bleiben. Die Entscheidung gegen eine Prozess-Engine ist dabei kein Rückschritt sondern oft ein Schritt hin zu mehr Agilität, Klarheit und Zukunftsfähigkeit.

Aber: BPM hat seine Berechtigung und zwar genau dann, wenn Prozesse klar definiert, nachvollziehbar und regelbasiert ablaufen sollen. In vielen anderen Projektkontexten konnten wir die Stärken von BPMN-Tools sehr erfolgreich nutzen. Einige Beispiele:

Revisions-Management in einem Dokumenten-Informationssystem

• Änderungen an regulatorischen Dokumenten erfassen, prüfen und genehmigen

• Revisionen zusammenführen und freigeben

• Automatisierte Benachrichtigungen über neue Versionen
  → BPM bietet hier klare Abläufe, Nachvollziehbarkeit und hohe Governance

Digitales Kunden-Onboarding

• Vom Erfassen von Kundendaten über Risikoprüfung bis zur Kontoeröffnung

• Viele Entscheidungen, Pflichtschritte und Abhängigkeiten
  → Ein Paradebeispiel für BPM, da strukturierte Prozesse notwendig sind

Infrastruktur-Monitoring mit automatisierter Fehlerbehebung

• Überwachung von IT-Systemen

• Automatisches Anstossen von Eskalationen und Ersatzbestellungen

• Planung und Koordination von Interventionen
  → BPM steuert hier zuverlässig den Ablauf und sorgt für Reaktionssicherheit

Interner Software Lifecycle in einer Schweizer Bank

• Requirements erfassen, bündeln und zu Releases formen

• Rollenspezifische Freigaben, Testing und Deployment koordinieren
  → Komplexe Abläufe mit vielen Beteiligten – BPM schafft Transparenz und Effizienz

Genehmigungsprozesse mit Vier-Augen-Prinzipien

• Freigabe von Zahlungen, Verträgen oder kritischen Änderungen

• Einhaltung regulatorischer Vorgaben und Compliance-Anforderungen

• Automatisierte Eskalation bei fehlender Freigabe oder Fristüberschreitung
  → BPMN ist ideal für nachvollziehbare und rollenbasierte Freigabeprozesse

Diese Beispiele zeigen: BPMN lohnt sich immer dann, wenn Prozesse strukturiert, wiederholbar und auditierbar sein müssen. Der Schlüssel liegt darin, das passende Werkzeug für den jeweiligen Kontext zu wählen mit Augenmass und technischem Verständnis.